La force du bilan pour une organisation efficace

Vous est-il déjà arrivé de vous sentir submergé par le flot incessant des tâches à accomplir, sans vraiment savoir par où commencer, ni comment progresser ?

Dans notre société où le tempo s'accélère et où les exigences professionnelles semblent toujours croissantes, il est facile de se laisser déborder par le quotidien, au détriment de nos objectifs et de notre bien-être.

C’est ce constat qui m’amène à parler d’organisation efficace dans mes accompagnements en coaching professionnel et dans mes articles. Aujourd’hui j’ai envie de vous partager une image que j’utilise régulièrement, la comparaison entre l’organisation et la conduite :

« Définir et suivre une organisation efficace c’est comme conduire une voiture. »

On regarde la route devant soi et on anticipe ce qui peut l’être : la route à prendre pour se rendre à sa destination (prioriser ses objectifs), le changement de direction à l’intersection (planifier les activités), la distance de sécurité (prévoir de la place pour les imprévus) …

On regarde aussi dans le rétroviseur pour s’assurer que l’arrière de la voiture passe sans accrocher la voiture d’à côté (on fait des bilans). C’est de ce sujet dont je vais parler dans cet article : de l’importance de regarder en arrière comme la clé pour retrouver le cap et rétablir un équilibre essentiel entre vie professionnelle et personnelle.

Dans cet article, nous explorerons comment la force du bilan, qu'il soit annuel, mensuel ou hebdomadaire, nous permet de prendre conscience du chemin parcouru, et comment en tirer parti pour que la prochaine route soit encore plus belle, plus facile, et peut être plus vite parcourue. Préparez vous à découvrir comment cette simple habitude peut transformer votre approche du travail et de la vie, pour plus d'efficacité et de sérénité.

1.       Qu’est ce qu’un bilan efficace ?

Dans mon organisation efficace je considère le bilan comme le pendant de l’objectif. Ni plus, ni moins important l’un que l’autre, ils sont indissociables.

• L’objectif nous donne le cap, la direction vers laquelle on va mobiliser nos efforts et nous motive.
  

• Le bilan est l’analyse du chemin parcouru et des efforts fournis pour atteindre cet objectif. Il permet d'apprendre sur soi là où on est à l'aise, où on prend du plaisir, à connaitre ses forces et ses zones de génie pour mieux se concentrer dessus (et laisser de côté ce pourquoi vous ne serez jamais bon)…

Mais aussi, c’est grâce au bilan qu’on peut améliorer nos compétences d’organisation et de planification car c’est le moment d’analyser et apprendre vraiment quel est le temps réel que prennent les choses pour mieux planifier sur la période suivante (et éviter la culpabilité de ne pas avoir fait tout ce qu’on avait prévu).

2.       Pourquoi un bilan ?

Plus qu’un outil, un bilan est aussi un moment.

Un instant où on appuie sur le bouton pause, ce qui nous permet de respirer, et prendre du recul pour mieux repartir.

Dans l’idéal ce moment est sanctuarisé dans les agendas à intervalles réguliers : annuellement, mensuellement et hebdomadairement.

C’est un moment non négociable, comme celui de manger ou dormir… Oui j’y vais fort je sais, mais le bilan c’est le moment qui vous permet de vérifier que vous courrez dans la bonne direction, que vous n’êtes pas au bord du précipice ou à 2cm de vous prendre le mur.

Et plus réjouissant encore, le bilan c’est le moment où vous prenez le temps de vous rendre compte de ce qui a été accompli, le temps d’être fier et de nourrir votre estime de soi qui sera une ressource pour vos activités de demain. Rien que ça…

3.       Un bilan ou des bilans ?

Des bilans ! Je vous en propose 3, à des fréquences différentes et construits différemment :

• Le bilan annuel : analyse de l’année écoulée et de l’atteinte (ou non) des objectifs annuels, célébration et préparation de l’année prochaine.

• Le bilan mensuel : analyse du mois écoulé et de l’atteinte (ou non) des objectifs mensuels. Pour rappel : les objectifs mensuels sont des sous objectifs des objectifs annuels.

• Le bilan hebdomadaire : analyse de la semaine écoulée : réalisation de toutes les tâches que j’avais prévu, temps passé vs temps prévu dans ma planification. S’il y a des différences notables entre le prévu et le réalisé la prise de recul est cruciale pour garder la motivation et ne pas entacher l’estime de soi ! Mais aussi au programme : analyse de mon fonctionnement et check que les activités que je réalise sont bien au service de mes objectifs et pas ceux des autres (ou pas à mon détriment en tout cas !)

4.       Méthodes et outils pour des bilans efficaces

Pour la méthode voici des exemples d’activités et de questions auxquelles répondre pour faire son analyse :

• Le bilan annuel :

Une fois par an,

Reprendre la liste de ses objectifs annuels et se demander s’ils sont atteints (un peu, quasiment, totalement, dépassé).

• Célébrer ce qui sont atteints et se remercier pour les efforts fournis pour y arriver. #fierté

• Se demander pour chaque objectif, qu’est ce qui a fait qu’ils sont atteints ou non. L’idée est de savoir si l’origine est liée à nos choix, nos efforts, notre organisation, un changement de priorité, un imprévu… pour pouvoir faire différemment pour les objectifs non atteins et pour capitaliser sur ce qu’on a bien fait pour l’année prochaine.

• Analyser dans mes actions ce qui a donné le plus de résultat (à réutiliser l’année prochaine !).
  

Lister tout ce qu’on a fait de notable, qui n’était pas nécessairement dans nos objectifs : les livres lus, les nouvelles choses apprises, les nouvelles relations créées, ce qu’on a appris sur nous et notre fonctionnement... Le but est de se rendre compte de TOUT ce qu’on fait. Souvent on est surpris, en bien, à cette étape-là, et ça fait un bien fou au moral 😊. #fierté2

Analyser ce que j’ai le plus aimé et ce qui m’a donné le plus de plaisir dans cette année (pour l’avoir bien en tête pour en prévoir pour son année suivante 😉). Parce qu’être efficace c’est bien mais si on peut y prendre du plaisir en même temps c’est mieux et surtout c’est durable !

Prendre des décisions : qu’est ce que je maintiens, arrête, développe, fait moins ou de nouveau l’année prochaine ? (C’est la base pour la préparation des objectifs annuels de l’année qui arrive).

• Le bilan mensuel :

A la fin de chaque mois,

Reprendre la liste de ses objectifs mensuels et se demander s’ils sont atteints (un peu, quasiment, totalement, dépassé).

• Célébrer ce qui sont atteints et se remercier pour les efforts fournis pour y arriver. #fierté

• Pour ceux qui ne sont pas atteints, se demander s’ils sont toujours d’actualité et donc à poursuivre.
  

C’est aussi le moment de relire vos objectifs annuels et de se demander s’ils sont toujours cohérents. Il se peut que les priorités de vos projets, ou même de votre vie, changent, ou que de nouvelles contraintes apparaissent… C’est OK, ajustez vos objectifs en conséquence et c’est reparti !

Analyser le temps passé sur vos activités : correspond-il avec le temps que vous aviez prévu d’y passer ? Si oui tant mieux cela signifie que vous avez une bonne connaissance de votre fonctionnement / système / environnement. Si non chercher à savoir à quoi est due cette différence et si vous pouvez changer quelque chose pour la prochaine fois.

Analyser qu’est-ce que vous faite qui vous apporte le plus et le moins de résultat. C’est le moment de réaliser que « toujours plus de la même chose donne toujours plus du même résultat ». Donc si vous faites la même chose depuis X mois et que vous n’atteignez pas vos résultats il est opportun de se demander si vous ne devez pas changer quelque chose. Ce ne sera pas un échec mais un ajustement de stratégie pour atteindre plus vite vos objectifs 😉.

• Le bilan hebdomadaire :

A la fin de chaque semaine et pour préparer la suivante, le bilan hebdomadaire est indispensable. Les personnes qui ont l’habitude des to do lists et/ou de faire leur planning hebdo le font parfois de façon non conscientisée et souvent résumée à « ah je n’ai pas encore eu le temps de faire ci ou ça, il ne faut pas que j’oublie de faire ça pour la semaine prochaine, je suis en retard sur ça… ». #anxiogène

Je vous propose de le faire sereinement et pour cela de prévoir ce temps-là (max 15 min) dans votre routine hebdomadaire. Personnellement j’aime le faire le vendredi en fin d’après-midi pour clôturer ma semaine et mon esprit sur les sujets pros, pour pouvoir partir en weekend sans avoir à penser à ce que j’ai potentiellement oublié de faire…

Pendant ce bilan l’idée est surtout d’être focalisé sur :

L'analyse du  temps passé vs le temps prévu sur mes activités. S’il y a grande différence se demander :  est-ce dû à un imprévu, à une mauvaise organisation, une mauvaise estimation de la complexité du sujet… Autrement dit, est ce que j’aurais pu faire différemment et si oui, le prendre en compte si je dois refaire cette activité. Si non, acceptez et passez à autre chose.

Mon fonctionnement : est-ce que je fais les bonnes tâches au bon moment par rapport à mon niveau d’énergie, est-ce que j’arrive à dire non aux demandes inopinées de mes collègues/mon manager/mes clients lorsque cela n’est pas aligné avec mes objectifs, est ce que j’ai conscience de mes mangeurs de temps, est ce que je n’essaie pas de trop bien faire sur cette tâche pour pas grand chose… ? Avec cette vision claire on peut alors décider plus facilement ce qui doit être continué, arrêté ou modifié.

La priorisation de mes activités de la semaine suivante : identifier les activités qui vont me permettent d’être aligné à mes objectifs du mois. Ce sont ces activités là qui doivent être faites soit en premier, soit dans les moments de meilleure énergie de votre semaine, pour vous assurer l’atteinte de vos objectifs. Tout le reste que vous pourrez faire ne sera que du bonus !

---

La clé pour que les bilans soient vraiment une composante utile de votre organisation efficace est de les faire régulièrement. Pour vous aider, planifiez dans votre agendas les créneaux à l’avance et tenez vous y. Par exemple, prévoyez 2 heures en fin d’année, 30min en fin de chaque mois et 15min à la fin de chaque semaine.

Prévoyez également d’être dans les bonnes conditions, que vous ne soyez pas dérangé pendant cette activité. Car comme je l’ai dit, le bilan ce n’est pas qu’un outil c’est aussi un moment puissant. Donc pour en tirer toutes les bonnes énergies et émotions il est important de lui laisser la place d’exister vraiment.

---

Pour les outils : il y a autant de solutions que de personnes sur Terre. Papier ou numérique c’est vous qui voyez. L’idée est que ce soit simple et raccord avec la méthode que vous utilisez pour définir et noter vos objectifs (je le répète encore mais ils vont de pair 😉 )

Pour mes bilans j’utilise :

- Une feuille blanche « numérique » pour le bilan annuel,

-Mon kanban pour les objectifs mensuels (qui me permet dans ma méthode d’organisation efficace aussi d’écrire mes objectifs annuels et mensuels).

- Une feuille blanche « numérique » pour le bilan hebdomadaire sur laquelle je note particulièrement l’analyse de mon fonctionnement et ce que j’apprends sur moi. Ça me permet pour mon bilan annuel de relire et ancrer ces apprentissages et surtout de les conserver !

Pour plus de détail sur le lien bilans – objectifs dans ma méthode d’organisation efficace je vous invite à lire ou relire l’article « Gagnez du temps grâce à des objectifs clairs et priorisés. »

Conclusion

Dans cet article, nous avons exploré la puissance du bilan pour une organisation efficace. Comme le dit si bien l'adage,

"Regarder en arrière est parfois le meilleur moyen de savoir où aller".

Les bilans réguliers, qu'ils soient annuels, mensuels ou hebdomadaires, nous offrent une chance précieuse de réflexion et d'ajustement. En intégrant ces moments dans notre routine, nous cultivons une approche proactive de la planification et de la croissance personnelle.

En effet, le bilan nous permet de prendre conscience du chemin déjà parcouru, de nos réalisations et de nos apprentissages. Il est le pendant essentiel de nos objectifs, nous permettant de réévaluer notre trajectoire et de recalibrer notre cap si nécessaire.

Ainsi, en honorant le chemin déjà parcouru, nous nous engageons résolument vers un avenir plus clair, plus aligné et plus gratifiant. A vous de jouer maintenant.

Merci pour votre lecture !

Si cela vous a plus et si vous pensez à quelqu’un à qui cet article pourrait être utile … Partagez !