Comment gagner du temps grâce à des objectifs clairs et priorisés ?

Comme je vous en parlais déjà dans l’article « Arrêtez de courir après le temps grâce au trio gagnant de l’organisation », il n’y a pas de méthode miracle, comme certains en rêvent, pour changer les journées de 24h en journées de 48h.

Cela dit il y a pleins d’autres solutions testées et approuvées pour ne plus subir la course du temps. Pour en apprendre d’avantages sur 3 solutions d’organisation je vous invite à aller faire un tour directement sur l’article.

Et ici je vous propose d’explorer des solutions liées à la définition d’objectifs et leur priorisation.

1 - Qu’est-ce qu’un objectif clair ?

Un objectif est un but que l’on souhaite atteindre. Pour qu’il soit un objet moteur il doit être le plus clair possible et pour cela répondre à des critères :

• Être précis : plus il sera large plus il sera difficile à atteindre et donc contre-productif,

• Être atteignable dans le temps imparti (en regard des ressources à disposition),

• Dépendre totalement de soi (ou dans sa plus grande partie),

• Le résultat généré doit être observable, mesurable,

• Il doit faire envie, être une source de motivation.

En synthèse : une fois atteint, on doit avoir le sentiment d’avoir gagné quelque chose 😊.

Attention : un objectif n’est pas une tâche ou une activité. Celles-ci sont des « choses à faire » pour atteindre l’objectif. Par exemple :

Objectif: Ne pas payer de pénalités à l’URSSAF lié à ma déclaration mensuelle d’activité.

Activité 1 : Enregistrer toutes mes factures à la fin de chaque semaine.
Activité 2 : Remplir mon tableau de comptabilité toutes les dernières semaines du mois.
Activité 3 : Remplir ma déclaration mensuelle la première semaine du mois suivant.

2 - Les objectifs : freins ou moteurs à notre épanouissement ?

Les objectifs sont donc un but, une direction que l’on se donne. Ils sont motivants et nous donne une raison, un sens, de mobiliser notre énergie à faire quelque chose, pour obtenir autre chose qui nous attire.

Mais comme tout dans la vie, il est question de « juste mesure » avec les objectifs. C’est-à-dire que si on en a trop, s’ils ne sont pas priorisés, ou s’ils ne sont pas atteignables, ils peuvent avoir l’effet inverse sur nous comme nous démotiver voire nous démoraliser. Donc on dit « OUI » aux objectifs mais s’ils sont bien posés !

Et pourquoi définir des objectifs nous fait gagner du temps ?

Pour moi ils représentent l’avantage indéniable de me donner la sensation de reprendre le contrôle sur mon temps. Ils me permettent de choisir en conscience où je vais et qu’elles sont mes ressources pour y aller. Ainsi cette quête vers mes objectifs est durable et épanouissante (et pas une course comme un hamster dans sa roue qui court toujours plus et toujours plus vite vers une direction qu’il ne connait et choisit même pas).

Avoir des objectifs me permet aussi d’alimenter ma motivation générale, de mettre à l’écart la procrastination, de pouvoir dire non plus facilement, d’aller plus vite à l’essentiel et donc de gagner du temps.

3 - Comment définir des objectifs : la méthode et les outils

Concrètement comment fait-on ?

Tout commence un 1er janvier…

non bien sûr vous commencez quand vous voulez.

Mais la première chose que je propose dans ma méthode d’organisation, basée sur les objectifs, est de commencer par définir des objectifs annuels.

Etape 1 : LES OBJECTIFS ANNUELS

Qu’est-ce que c’est ? Ce sont des objectifs qui respectent le principe décrit plus haut « qu’est-ce qu’un objectif clair ? » et qu’on veut atteindre dans l’année (sous 3, 6, 9, 12 mois mais pas plus).

Quand l’utiliser ? Une fois par an : en début d’année civile, ou scolaire, ou après avoir lu cet article.

Comment faire ? Parmi la liste de tout ce qui nous fait rêver (on peut donc prendre un moment avant pour faire cette liste), on choisit 3 objectifs qui nous tiennent le plus à cœur, qui génèrent la plus belle émotion chez nous quand on pense au jour où on l’aura atteint.

Puis on les écrit en précisant :

• La temporalité à laquelle on veut l’avoir atteint et éventuellement, si c’est pertinent et si on le sait déjà, à quel moment de l’année on voudra avoir avancé de 25%, 50%, 75%.

• Les indicateurs de mesure (qu’on regardera à la fin de l’année au plus tard, sinon à la date où on voudrait avoir atteint cet objectif, pour analyser sa réelle atteinte ou non),

• Les ressources qu’on va pouvoir mobiliser (interne, externe),

• Les grandes activités, qu’on a déjà identifié, pour avancer vers cet objectif.

Etape 2 : LES OBJECTIFS MENSUELS

Qu’est-ce que c’est ? Ce sont des objectifs qui respectent le principe décrit plus haut « qu’est-ce qu’un objectif clair ? » et qu’on veut atteindre dans le mois. Mais surtout ce sont des sous-objectifs des objectifs annuels. Autrement dit l’atteinte de ces objectifs mensuels nous rapprochent de l’atteinte de l’objectif annuel.

Quand l’utiliser ? En début de chaque mois.

Comment faire ? Relire les objectifs annuels et le bilan du mois passé et choisir maximum 3 objectifs pour le mois en s’assurant qu’ils respectent les critères d’objectifs clairs.

Une fois définis, réfléchir aux grandes activités qui seront intéressantes et/ou nécessaires de réaliser pour les atteindre.

Etape 3 : L’OUTIL KANBAN

Qu’est-ce que c’est ? C’est le support qui permet de formaliser les réflexions des étapes 1 & 2.

Quand l’utiliser ? Quand on fait les étapes 1, 2 et 4 et aussi pour les bilans mensuels et annuels (à voir comment dans un prochain article).

Voici mon modèle qui regroupe à la fois mes objectifs annuels avec leurs indicateurs de mesure en haut de page, puis dans le kanban :

- mes objectifs mensuels,

- les grandes activités déjà identifiées que j’ai elles même rangées par thématique « Divers, Formation, Coaching… ».

Etape 4 : LE PLANING HEBDOMADAIRE

Qu’est-ce que c’est ? Le guide de ma semaine.

Quand l’utiliser ? Une fois par semaine pour prévoir la semaine suivante. Moi j’aime le faire le vendredi en fin de journée pour la semaine suivante mais le lundi matin pour la semaine qui commence ça marche aussi. On peut aussi l’ajuster une fois par jour si nécessaire par exemple si la TO DO LIST a vraiment beaucoup bougé depuis la veille ! L’essentiel c’est d’être au clair sur ce qu’on veut faire de sa journée et ne pas perdre de temps ou se trouver des excuses pour ne pas avoir fait avancer les sujets les plus urgents et importants.

Comment faire ?

J’utilise donc :

- ma To Do List filtrée avec la Matrice d’Eisenhower, comme je le décris plus en détail dans l’article « Arrêtez de courir après le temps grâce au trio gagnant de l’organisation ».

- le Kanban de l’étape 3 qui recense déjà plein d’idées d’activités et de tâches que j’ai noté quand j’ai défini mes objectifs,

- le bilan de la semaine terminée (méthode à lire dans un prochain article).

Pour que ce planning soit réalisable, qu’il reste motivant et nous permette d’atteindre nos objectifs, une bonne règle d’hygiène est de choisir maximum 3 priorités pour sa semaine.

Pour chacune des priorités, identifier les tâches qu’on veut faire et estimer leur durée pour les placer dans le planning hebdomadaire.

Attention : Les tâches prennent le temps qu’on leur laisse (loi de Parkinson).

Donc pour ne pas tomber dans le piège de se laisser déborder (coucou les perfectionnistes), une astuce est de se fixer une durée non négociable à ne pas dépasser.

Conclusion :

En synthèse,

1. on fixe des objectifs annuels et mensuels et chaque semaine on se donne maximum 3 priorités,

2. on utilise un kanban annuel avec une granularité mensuelle où on enregistre les objectifs annuels, les objectifs mensuels et les premières idées d’activités/tâches qui pourront être au service de ces objectifs (qu’on viendra regarder lorsqu’on fait son planning hebdomadaire).

Que ce soit en version digitale ou papier, encore une fois c’est propre à chacun. La seule façon de savoir ce qui vous correspond le mieux est de le tester 😊.

Quoi qu’il en soit je n’ai pas de doute sur les bénéfices que ça aura sur votre motivation et le sentiment d’avoir repris le contrôle de votre calendrier (et donc de votre temps) !

Merci pour votre lecture !

Si cela vous a plus et si vous pensez à quelqu’un à qui cet article pourrait être utile … Partagez !