Arrêtez de courir après le temps grâce au trio gagnant de l’organisation

Qui ne manque pas de temps pour faire tout ce qu’il veut faire ?

Je ne vais pas vous dire qu’il y a une méthode miracle, comme certains en rêvent, pour changer les journées de 24h en journées de 48h. Et pourtant j’ai trouvé et éprouvé plein de solutions qui existent bel et bien pour en finir avec ce sentiment de courir comme un hamster dans sa roue !

Je classe ces solutions en deux catégories. La première regroupe les solutions d’organisation que je vais développer ici et la seconde regroupe les solutions liées à la définition d’objectifs et leur priorisation que je développerai dans un prochain article.

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Comment s’organiser ?

Il n’y a pas de méthode ni universelle, ni magique, en termes d’organisation. Il existe des outils bien utiles cependant pour gagner en efficacité dans son travail et/ou pour la gestion de son temps personnel. Je vous livre ici ma méthode qui utilise 3 outils pour 3 étapes :

Etape 1 - La TO DO LIST : habitude indispensable pour libérer son cerveau.

Qu’est-ce que c’est ? Je la voie comme une extension de mon cerveau : le fourretout de toutes les idées qui me passent par la tête, que je trouve intéressantes à faire pour mon travail, ou mes loisirs, ou encore les choses qu’on me demande de faire qu’il ne faut pas que j’oublie.

Quand l’utiliser ? Je l’utilise donc au fil de l’eau, je l’ai toujours sur moi, car le cerveau n’est pas fait pour stocker de l’information (en tout cas le mien il n’est vraiment pas bon à ça). En tout cas une fois l’idée notée je peux revenir à mon activité l’esprit allégé de cette peur d’oublier.

Pour ce qui sont tentés de tout arrêter lorsqu’ils pensent à quelque chose pour le faire tout de suite, pour ne pas l’oublier justement, sachez que cette pratique peut être tout aussi bénéfique si l’interruption est très minime. Mais sachez aussi que selon la loi de Carson, faire un travail en continu prend moins de temps que de le faire en plusieurs fois. Donc si vous cherchez à gagner du temps, la TO DO LIST s’avère un meilleur plan.

Cet outil est par définition une liste non priorisée de tâches. Quand on l’ouvre on peut se retrouver perplexe et ne pas savoir alors par quelle activité commencer : celle avec la date butoir la plus proche, celle qui me fait le plus envie… ? C’est pour cela que cet outil est une première étape mais n’est pas suffisante pour une organisation efficace.

Faire un travail en continu prend moins de temps que de le faire en plusieurs fois.

Etape 2 - La MATRICE D’EISENHOWER : le temps de la priorisation est arrivé.

Quand l’utiliser ? Une fois par jour est suffisant.

Comment l’utiliser ? Je prends chaque tâche de ma TO DO LIST et je la place sur la matrice selon le degré d’importance et d’urgence que je lui donne. Cet arbitrage est très personnel et dépend du contexte et des contraintes auxquels je dois répondre. Ce qui est important pour moi aujourd’hui sera différent de ce qui est important pour moi le mois prochain, ou de ce qui est important pour vous.

Pour arbitrer ce degré d’importance, idéalement je vous invite à relier la tâche en question à un de vos objectifs (court, moyen ou long terme). Personnellement je trouve plus facile de savoir ce qui est le plus important pour moi lorsque je parle de mes objectifs que d’activité à réaliser (même si c’est bien la réalisation de ces activités qui va me permettre d’atteindre cet objectif !).

· Urgent et important : si la tâche me prend moins de 2 minutes à faire je la fais tout de suite. Si la tâche est plus longue à réaliser je la planifie à cf étape 3 le PLANNING.

· Urgent et moins important : je délègue. Si je ne peux pas déléguer (vraiment pas) je le planifie pour le faire après les activités que j’ai identifiées comme « urgente et importante » à (cf étape 3 le PLANNING).

· Pas urgent et important : je planifie à cf étape 3 le PLANNING.

· Pas urgent, pas important : à priori « je n’aurai jamais le temps de la faire » : donc j’élimine. Si vraiment elle devient importante, elle se rappellera à moi d’une manière ou d’une autre donc pas d’inquiétude. Pour vous rassurer que ce n’est pas « une erreur » d’éliminer une tâche de sa TO DO LIST, vous pouvez vous demander quel objectif va telle vous permettre d’atteindre ou de vous en rapprocher aujourd’hui ? Si la réponse est claire et parait importante alors peut être reconsidérez votre évaluation « important/urgent ». Dans le cas contraire vous pouvez l’éliminer sans culpabilité.

Etape 3 - Le PLANNING HEBDOMADAIRE : le guide de ma semaine.

Le fameux planning, tant adulé par les personnes « naturellement organisées », arrive en 3ème et dernière étape de ma méthode. C’est dire l’importance du travail préparatoire des étapes 1 et 2 selon moi, qui sont des gardes fous pour que ce planning soit à la fois réaliste et priorisé selon mes critères d’importance !

Quand l’utiliser ? A créer 1 fois par semaine et à ajuster 1 fois par jour si nécessaire (si la TO DO LIST et la MATRICE D’EISENHOWER ont vraiment beaucoup bougé depuis la veille !).

Comment l’utiliser ?

· Identifier les temps personnels et les temps professionnels. J’utilise beaucoup les couleurs dans mon organisation donc je choisis ici les couleurs froides pour mon pro et les couleurs chaudes pour mon perso.

· Identifier les contraintes, rendez-vous, et tout ce qui ne peut pas bouger de votre emploi du temps.

· Identifier les blocs de temps de travail que j’appelle de « production ». C’est à dire les périodes qui vous sont nécessaires pour effectuer votre travail où vous ne voulez pas être dérangé sur un dossier par exemple (pensez à la loi de Carson).

· Identifier les blocs de temps de travail où vous acceptez d’être dérangé et sur lesquels vous pouvez accepter des réunions de dernière minute, traiter vos mails etc.

· Garder du temps pour les imprévus ! En particulier dans votre travail je vous invite à garder idéalement 1 heure par jour ou ½ journée par semaine de temps non planifié. Ne vous inquiétez pas ce n’est pas du temps perdu, c’est votre soupape de sécurité ! Elle vous permettra de gérer les urgences imprévues avec moins de stress et si rien de tout cela ne se présente vous pourrez toujours vous avancer sur le travail prévu du lendemain, donner un coup de main à un collègue, ou vous reposer par exemple.

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En synthèse :

· La TO DO LIST : à utiliser au fil de l’eau, pour se vider la tête et couper le moins possible la réalisation d’une tâche en cours quand une idée/information nous vient.

· La MATRICE D’EISENHOWER : à utiliser 1 fois par jour : travail d’analyse et de priorisation des tâches listées dans la TO DO LIST. Idéalement relier ces tâches à des objectifs pour faciliter l’arbitrage.

· Le PLANNING : créé 1 fois par semaine et ajusté quotidiennement au besoin.

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Conclusion

Vie pro / vie perso : faut-il séparer leur organisation ?

Vous l’aurez bien compris, dans cette explication de ma méthode d’organisation je ne distingue pas s’il s’agit d’une organisation pour ma vie professionnelle ou personnelle. J’ai fait le choix tout de gérer sur un même planning car je trouve ça plus pratique d’avoir un seul agenda et je m’aide des couleurs pour différencier.

Papier ou digital : à vous de choisir votre camp !

Par ailleurs, je ne fais aucune précision sur le format papier ou digital car que vous soyez plutôt adepte de l’un ou de l’autre selon moi cela n’a pas d’importance. Pour ma part tout est digital pour des raisons de praticité car j’ai besoin d’avoir ma to do list et mon planning sur moi en permanence.

L’essentiel pour rester motiver : un planning réaliste !

Une planification réaliste de ses activités est indispensable pour s’assurer que ce qu’on se propose de faire est bien compatible avec son temps et son énergie disponibles. Un planning trop ambitieux, jamais ou rarement réalisé peut affecter considérablement votre motivation. Alors attention aux raccourcis, s’organiser ce n’est pas uniquement faire rentrer des activités dans des cases mais bien de concilier sereinement ses contraintes, envies et besoins de toutes ces sphères de vie (travail, loisir, famille, amis, sport, repos…).

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Malgré de bonnes pratiques d’organisation, si le temps continu cruellement de vous manquer, et de façon trop répétée, c’est un signe intéressant à considérer. Peut-être que certains objectifs que vous poursuivez ne sont pas réalistes ? Sans pour autant les changer il peut s’agir simplement de les moduler en terme temporel, quantitatif, ou qualitatif. C’est peut-être aussi l’occasion de se demander s’il n’est pas temps de demander de l’aide, de faire différemment, de prioriser autrement.

Cette reflexion peut être accompagnée en coaching professionnel de manière pragmatique et personnalisée. Prenez rendez-vous dès la fin de votre lecture pour faire le point sur ce qu’il vous manque pour vous sentir au top de votre organisation ! Cela peut vous permettre de gagner en sérénité et en épanouissement pour atteindre vos objectifs, une carrière durable, et un quotidien plus apaisé.

C’est à vous de jouer maintenant ! J’espère que le partage sur ces outils vous aidera à la définition ou l’ajustement de votre façon idéale de fonctionner. Créez, testez et ajustez !

Merci pour votre lecture !

Si cela vous a plus et si vous pensez à quelqu’un à qui cet article pourrait être utile … Partagez !